نمایشگاه هنر ایران: سربرگ نامه و اهمیت طراحی آن در ست اداری
وقتی وارد یک کادر اداری میشوید سربرگ ها جزو اولین ضروریاتی در اداره است که به نظرتان مشهود می‌آید. سربرگ یکی از اجزای ست اداری می‌باشد که با پیشرفت علم گرافیک کاربرد روز افزونی پیدا کردهاست. سربرگ ها کاغذ هایی هستندکه معمول در ادارات و سازمان ها با ساز A5 و A4 چاپ می‌شوند.
البته در مواردی در سایز های کوچک تر نیز دیده می‌شوند. کاربرد سربرگ ها برای نوشتن نامه ها و یادداشت های اداری و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند و در واقع از اصلی ترین عناصر نوشت افزار اداری هستند. این برگه ها را برای نوشتن نامه از طرف اداره یا سازمان به افراد حقیقی و یا حقوقی استفاده می‌کنند. سربرگ نشان دهنده هویت شرکت یا سازمانی است که نام از آن ارسال می‌شود و سربرگ از ضروریات هر شرکت یا سازمانی می‌باشد.
منظور از سربرگ چیست ؟
تمام مشخصه های اصلی شرکت مثل نام و آدرس و لوگو و شماره نامه و تاریخ و… در سربرگ دیده می‌شود. از سربرگ ها علاوه بر نامه برای یادداشتهای اداری و فاکتور ها و قرارداد های اداری نیز استفاده می‌شودچون همان گونه که گفته شد سربرگ به نوعی هویت و شناسنامه شرکت می‌باشد. معمولابرای این که جزئیان شرکت هماهنگی بیش تری با هم داشته باشند همه آن ها با هم چاپ می‌شوند.
سربرگ چه کاربری دارد ؟
سربرگ با داشتن شماره و پیوست و تاریخ به مکاتبات اداری نظم می‌دهد. با یک نگاه ساده به کاربرگ به راحتی می‌توانید تشخیص دهید که این نامه توسط کدام شرکت وو در چه تاریخی نوشته شده و آیا همراه آن برگه یا بسته ای پیوست بوده یا خیر و این اطلاعات را لازم نیست در جای دیگری جستجو نمایید. به این صورت آرشیو نامه ها هم راحت تر انجام می‌شود و از آن جا که معمولا در نامه های اداری به برنامه های قبل ارجاع و اشاره می‌شود پیدا کردن آن ها بسیار راحت خواهد بود.
مزایای استفاده از سربرگ
۱ – سربرگ به عنوان یک برگه شناسایی در اولین برخورد عمل می‌کند و توانایی این را دارد که یک مشتری بالقوه را تبدیل به یک مشتری بالفعل نماید. اگر سربرگ به لحاظ ظاهری از طراحی جذاب و حرفه ای برخوردار باشد می‌تواند تاثیر به سزایی در بیننده آن ایجاد کند و برعکس این موضوع نیز هست. در صورتی که طرح و اطلاعات داخل سربرگ چندان توجه برانگیز نباشد شاید در بیننده نشان از عدم موجه بودن شرکت باشد و مشتری تمایلی به کار کردن با شرکت مزبور پیدا نکند.
۲ – همان طور که اشاره شد شرکت تا حد زیادی اطلاعات مربوط به خود را در سربرگ جای می‌دهد و به نوعی مثل برگه شناسایی شرکت محسوب می‌شود و شکل لوگو، ادرس، تلفن و تاریخ نامه، همه و همه به نوعی معرفی کننده شرکت و شناساننده حیطه کاری آن می‌باشند.
۳ – استفاده از سربرگ امنیت مکاتبات را افزایش می‌دهد چون هر شرکتی فقط مجاز است از سربرگ های خودش استفاده کند و به این صورت کسی اجازه کپی برداری از آن را ندارد.
بسیار دیده شده است که نامه هایی که فاقد سربرگ اداری مخصوص هستند دچار سوء استفاده شده اند.
۴ – پخش شدن نامه های اداری و سازمانی در هر جای می‌تواند بر تعداد مشتریان شرکت و سازمان اضافه کند زیرا سربرگ به نوعی مثل تبلیغات سیار عمل می‌کند و این به خاطر طراحی زیبا و داشتن آدرس و لوگو و شماره تلفن در سربرگ می‌باشد.
۵ – یکی از اصول اداری وجود احترام متقابل میان دو شرکت یا سازماناست که این مسئله با نوشتن نامه ها در سربرگ مخصوص شرکت ثابت خواهد شد.
۶ – هر چه طراحی سربرگ خاص تر باشد به نوعی خاص تر بودن شرکت و سازمان هم محسوب می‌شود پس شناساندن شرکت و سازمان به عنوان یک مورد خاص بسیار بستگی به طراحی سربرگ آن دارد.
معایب استفاده از سربرگ
یکی از معایبی که برای سربرگ قابل توجه می‌باشد این است که سربرگ ها کاغذ های یک رو هستند و نمی‌توان از روی دیگر برگه برای برای مکاتبات استفاده کرد.
معرفی انواع از نظر سایز، جنس و …
برای چاپ سربرگ و تقسیم بندی انواع آن شاخصه های مهتلفی از قبیل جنس و وزن ( گرماژ ) کاغذ و سایز وجود دارد که۹ ما در این جا به بررسی آن ها می‌پردازیم.
نمایشگاه هنر ایران: سربرگ تریر ۸۰ گرمی : این نوع کاغذ نازک ترین کاغذی است که در بازار برای چاپ سربرگ موجود است. چاپ سربرگ روی این کاعد ها به صورت چهار رنگ و سر چسب امکان پذیر است. معموا سربرگ ها در سایز های A4 و A5 و بعضا کوچک تر چاپ می‌شوند.
اینکه چه گرماژ کاغذی را برای سربرگ استفاده کنید هم به نحوه استفاده از آن مربوط می‌شود. اگر قرار است از کاغذ های سربرگ برای به کار بردن در پرینتر استفاده شود معمولا از کاغذ هایی استفاده می‌شود که گرماژ پایینی دارند. مثل کاغذ ۸۰ و ۱۰۰. در غیر این صورت کاغذ های با گرماژ بالا تر توصیه می‌شود.
در مورد جنس کاغذ های سربرگ باید بگوییم که معمولا این کاغذ ها از جنس تحریر، کتان، کرافت و گرماژ آن ها همان طور که گفته شد بسته به نوع استفاده شان از ۸۰ تا ۱۲۰ گرم متفاون است.
قطع A4 در سربرگ معمولا بیش تر مورد استقبال قرار می‌گیرد و در مکاتبات اداری نیز بیش تر مورد استفاده است. از کاغذ های سربرگ با قطه A5 معمولا برای معرفی نامه یا مکاتبات خیلی کوتاه اداری استفاده می‌شود.
اگر کاغذ سربرگ شما بافت دار و با طراحی فانتزی باشد و جنس آن نیز گرماژ بالای ۱۰۰ داشته باشد در برخورد اول می‌تواند مخاطب نامه شما را بیش تر تحت تاثیر قرار ددهد. این که قرار است چه مطالبی روی کاغذ سربرگ نوشته شود نیز در انتخاب نوع سربرگ موثر است. مثلا اگر قرار است پیام تبریک از طرف شرکتی خطاب به یک شخص حقیقی یا حقوقی نوشته شود بهتر است از کاغذ های با گرماژ بالا و بافت دار استفاده شود ولی در مکاتبات معمولی بایست اط کاغذ های معمولی استفاده کرد.
رایج ترین کاغذی که مورد مصرف قرار می‌گیرد سایز A4 می‌باشد. تمام این موارد روی قیمت و هزینه ای که باید بابت طراحی و چاپ سربرگ پرداخته شود موثر است.
سربرگ ها بنا به خواسته یا مورد مصرفی که دارند می‌توانند سیاه و سفید و یا رنگی چاپ شوند ولی انتخاب چاپ رنگی بهتر است زیرا می‌تواند به خوبی جزئیات و رنگ لوگوی شرکت یا سازمان را نشان دهد. هر چه ساده تر بودن سربرگ باعث می‌شود که نوشته اصلی مورد توجه بیش تری قرار گیرد و به حاشیه کشیده نشود.
نکات مهم در طراحی و چاپ سربرگ
از آن جا که سربرگ در شناساندن شرکت نقش مهمی دارد پس طراحی و اجرای مواردی که باید در سربرگ نوشته شودنیز بسیار مهم است. زیرا این مشخصه ها باید در جلب توجه بیننده تاثیر داشته باشند. این که چه مشخصاتی باید در سربرگ ذکر شود و در کجای سربرگ چاپ شود و همه این ها با چه فونت و اندازه و رنگی باشند، مبحثی بسیار طولانی و مختص طراحان در این زمینه کاری می‌باشد. معمولا فونتی که برای سربرگ استفاده می‌شود بین ۱۰ الی ۱۴ پوینت است. سایز فونت برای طراحی سربرگ بسیار مهم است زیرا انتخاب درست فونت نتیجه بسیار خوبی روی طرح شما دارد.
نمایشگاه هنر ایران: رنگ بندی هم معمولا باتوجه به لوگوی اصلی شرکت انتخاب می‌شود ولی به طور کلی برای طراحی سربرگ و معمولا از رنگ های تیره و یا ترکیبی استفاده می‌شود تا تاثیرگذاری بیش تری داشته باشد. سعی می‌شود که تا حد امکان از شاخصه های گرافیکی استفاده نشود تا متن بهتر دیده شود و خواناتر باشد. از آن جا که سربرگ ها برای نامه های اداری استفاده می‌شوند داشتن شماره نامه و پیوست و تاریخ از ضروریات گنجانده شدن در صفحه سربرگ می‌باشند. سربرگ از روش های کم هزینه و البته پر بازده تبلیغات به شمار می‌رود و به همین دلیل طراحی درست آن بر شناسایی شرکت و سازمان و یا گروه مربوطه تاثیر به سزایی دارد.
